Da ich sowohl beru­flich, als auch pri­vat viel mit E-Mails zu tun habe, ist ein Ver­wal­tung oder Organ­i­sa­tion des E-Mail Kon­tos unab­d­ing­bar, wenn ich nicht jeden Tag viel Zeit mit dem Aufräu­men ver­lieren möchte. Ich habe schon viele Artikel im Inter­net zu diesem Thema gele­sen und möchte in diesem Artikel meine eigene Meth­ode vorstellen.

Ich bin in meinen voran­gan­gen Artikeln auf Bere­iche einge­gan­gen, aus denen ich zwar Infor­ma­tio­nen und Anforderun­gen bekomme, allerd­ings gestal­tet sich mein beru­flichen Leben in der Art und Weise, dass mich die meis­ten Auf­gaben und Infor­ma­tio­nen per Mail erre­ichen. (bis zu 100 E-Mails am Tag).

Ich habe im weit­eren Ver­lauf des Artikels ver­schieden Punkte aufge­lis­tet, die nicht alle zwin­gend sind, mir allerd­ings bei dem täglichen Kampf mit meinen E-Mails geholfen haben.

1. Archive anle­gen:

   Als aller Erstes habe ich jedes Jahr eine Tätigkeit, die sich immer wieder­holt. Ich lege ein Archiv für das neue Jahr an. Es gibt zwei Gründe hier­für, der erste, hat einen tech­nis­chen Hin­ter­grund. E-Mail Archive in Out­look dür­fen nicht größer als 2 GB wer­den (zumin­d­est in Out­look 2003, ich weiß nicht, ob es in Out­look 2007 nicht schon größere Archive gibt) und zweit­ens hat sich in meiner Praxis das Jahr ein­fach als guter zeitlicher Rah­men für ein Archiv angeboten.

   Ich werde jetzt kurz erläutern, wie man Archive in 2003 anlegt:

   
   

   Als Erstes müßt ihr den Per­sön­lichen Ord­ner auf der linken Seite anklicken. Danach geht ihr im Menü auf “Datei » Neu: » Outlook-Datendatei”

   
   

   Als Näch­stes poppt der fol­gende Screen auf, in dem eine Vorse­lek­tion schon getrof­fen ist, für euer Sys­tem. Ein­fach mit “OK” bestätigen.

   
   

   Nach­dem ihr die vorherige Auswahl mit “OK” bestätigt habt, poppt das rechte Bild auf. Hier müßt ihr nun entschei­den, wo die Daten­datei auf eurem Rech­ner abgelegt wer­den soll.

   Tipp: Ich benenne meine Daten­dateien immer genauso, wie die Jahre, die darin archiviert wer­den, um später zu wis­sen, welche ich nach 10 Jahren löschen kann.

   
   

   Wenn ihr euch für den Ort an dem die Datei gespe­ichert wer­den soll entsch­ieden habt, wer­den jetzt noch die let­zten Ein­stel­lun­gen für Out­look fest­gelegt. An dieser Stelle wieder­hole ich mich, aber ich finde es unge­mein wichtig, das Archiv mit einem “sprechen­den Namen” auszus­tat­ten, um sie später voneinan­der unter­schei­den zu kön­nen. In meinem Fall wie gesagt, han­delt es sich immer um das aktuelle Jahr.

   
   

   Und das Archiv ist angelegt. Jetzt kön­nen wir die weit­eren Schritte in Angriff nehmen. Sollte es hier­bei Prob­leme geben, scheut euch nicht mir ein Kom­men­tar zukom­men zu lassen. Ich werde schauen was ich tun kann.

   Tipp: Ich hatte früher immer das Prob­lem, dass die Stan­dard­such­funk­tion­al­ität von Out­look 2003 immer nur ein Archiv durch­suchen kann, was zeit­mäßig das Suchen zu einem ganz schö­nen Aufwand macht, wenn man nicht genau weiß in welchem Archiv die E-Mail hängt. Hier möchte ich kurz auf die Win­dows Desk­top Search ver­weisen, die genau das macht: gle­ichzeitig in mehreren Archiven suchen.

2. Ord­ner­struktu pfle­gen in Archv:

   Um das Archiv besser zu struk­turi­eren, habe ich das Archiv mit „sprechen­den“ Unterord­nern wie z.B. „pri­vat“, „Fam­i­lie“, „Fre­unde“, „geschäftlich“, aber auch Pro­jekte mit denen ich beruf­s­mäßig zu tun habe, aus­ges­tat­tet. Die Unterord­ner haben für mich die Auf­gabe, E-Maildiskussionen im zeitlichen Rah­men fol­gen zu kön­nen, da nicht alle Teil­nehmer eines Pro­jek­tes immer den „Allen antworten“ – But­ton ken­nen. Somit habe ich im Unterord­ner immer die zeitliche Rei­hen­folge der E-Mails und kann den Diskus­sio­nen leichter folgen.

   
   

   Das Anle­gen von Ord­nern in den Archiven ist ganz ein­fach: Mit einem Recht­sklick auf das gewün­schte Archiv öffnet ein Kon­textmenü in dem ihr ein­fach den Punkt: “Neuer Ord­ner” auswählt. Dann ein­fach nur noch nach euren Wün­schen benen­nen und der Ord­ner erscheint.

3. Regeln pfle­gen für das automa­tis­che Weit­er­leiten der E-Mails aus dem Postein­gang ins Archiv:

   Als näch­sten Punkt möchte ich auf eine Funk­tion­al­ität von Out­look hin­weisen, die mir eine Menge organ­isatorischen Aufwand in der Ver­gan­gen­heit ges­part hat. Die Funk­tion­al­ität der Regel­er­stel­lung in Outlook.

   Regeln geben dem User in Out­look die Möglichkeit, E-Mails auf­grund unter­schiedlicher Selek­tion­skri­te­rien (Beze­ich­nung, E-Mailsender, E-Mailempfänger, usw.) sofort in Archive oder Unterord­ner der­sel­bi­gen automa­tisch weit­erzuleiten. Somit hält man den Postein­gang sauber von Mails, deren lesen und sortieren eigentlich nur Zeit kosten. Als Beispiel möchte ich hier ver­schiedene Newslet­ter (z.B. Ama­zon, Bol oder Alter­nate) auf­führen, die ich dann lese wenn ich Zeit und Muse habe. Dieses Sys­tem macht mich aber auch darauf aufmerk­sam, dass wichtige Mails gekom­men sind (Regel über E-Mailempfänger einer meiner speziellen E-Mailadressen), die ich dann in spezielle Ord­ner umleitet. Wenn ich dann sehe, dass in diesen Ord­nern Nachrichten einge­gan­gen sind, arbeitet ich die als allererstes ab!

   
   

   Als Erstes über das Menü den Punkt “Extras » Regeln und Benachrich­ti­gun­gen…” anwählen.

   
   

   Nach­dem der vorherige Punkt erledigt ist, erscheint dieses Menü. Hier kön­nen jetzt die Kri­te­rien hin­ter­legt wer­den, bei denen die Regel und die Weit­er­leitung der E-Mail greift. Ein­fach auf “neue Regel” klicken …

   
   

   Bei dieser Auswahl möchte ich den Punkt des Zielord­ners noch her­vorheben. Dor­thin wer­den die durch die Regeln selek­tierten Dateien umgeleitet.

   
   

   Hier muss nur noch der Ord­ner im Archiv selek­tiert wer­den, in den die entsprechen­den Mails umgeleitet wer­den sollen.

   Und mit diesem Sys­tem kom­men pro Tag vielle­icht noch 2 Mails in meinem eigentlichen Postein­gang vielle­icht noch 2 Mails an, für die es keine Regel gibt. Und 2 Mails im Postein­gang bedeutet für mich Ord­nung und Übersichtlichkeit. Und das sollte doch das Ziel sein!

Alter­na­tive Artikel:

1. Zentodone – 1. Gewohn­heit: Sammeln
2. Zeit­man­age­ment — das ewige Rät­sel — nicht mit Out­look und diesem kosten­losen E-Book #pro­duk­tiv #out­look #Zeitmanagment
3. Win­dows Desk­top Search 4.0 — Out­look 2003, Auf­gabe und E-Mails effek­tiver und schneller finden
4. Selb­st­man­age­ment — meine eige­nen Erfahrungen
5. E-Mail Post­fach mit 3 ein­fachen Regeln dauer­haft aufräumen