Aufräumen im Outlook Posteingang

Da ich sowohl beruflich, als auch privat viel mit E-Mails zu tun habe, ist ein Verwaltung oder Organisation des E-Mail Kontos unabdingbar, wenn ich nicht jeden Tag viel Zeit mit dem Aufräumen verlieren möchte. Ich habe schon viele Artikel im Internet zu diesem Thema gelesen und möchte in diesem Artikel meine eigene Methode vorstellen.

Ich bin in meinen vorangangen Artikeln auf Bereiche eingegangen, aus denen ich zwar Informationen und Anforderungen bekomme, allerdings gestaltet sich mein beruflichen Leben in der Art und Weise, dass mich die meisten Aufgaben und Informationen per Mail erreichen. (bis zu 100 E-Mails am Tag).

Ich habe im weiteren Verlauf des Artikels verschieden Punkte aufgelistet, die nicht alle zwingend sind, mir allerdings bei dem täglichen Kampf mit meinen E-Mails geholfen haben.

1. Archive anlegen:

   Als aller Erstes habe ich jedes Jahr eine Tätigkeit, die sich immer wiederholt. Ich lege ein Archiv für das neue Jahr an. Es gibt zwei Gründe hierfür, der erste, hat einen technischen Hintergrund. E-Mail Archive in Outlook dürfen nicht größer als 2 GB werden (zumindest in Outlook 2003, ich weiß nicht, ob es in Outlook 2007 nicht schon größere Archive gibt) und zweitens hat sich in meiner Praxis das Jahr einfach als guter zeitlicher Rahmen für ein Archiv angeboten.

   Ich werde jetzt kurz erläutern, wie man Archive in 2003 anlegt:

   
   

   Als Erstes müßt ihr den Persönlichen Ordner auf der linken Seite anklicken. Danach geht ihr im Menü auf “Datei >> Neu: >> Outlook-Datendatei”

   
   

   Als Nächstes poppt der folgende Screen auf, in dem eine Vorselektion schon getroffen ist, für euer System. Einfach mit “OK” bestätigen.

   
   

   Nachdem ihr die vorherige Auswahl mit “OK” bestätigt habt, poppt das rechte Bild auf. Hier müßt ihr nun entscheiden, wo die Datendatei auf eurem Rechner abgelegt werden soll.

   Tipp: Ich benenne meine Datendateien immer genauso, wie die Jahre, die darin archiviert werden, um später zu wissen, welche ich nach 10 Jahren löschen kann.

   
   

   Wenn ihr euch für den Ort an dem die Datei gespeichert werden soll entschieden habt, werden jetzt noch die letzten Einstellungen für Outlook festgelegt. An dieser Stelle wiederhole ich mich, aber ich finde es ungemein wichtig, das Archiv mit einem “sprechenden Namen” auszustatten, um sie später voneinander unterscheiden zu können. In meinem Fall wie gesagt, handelt es sich immer um das aktuelle Jahr.

   
   

   Und das Archiv ist angelegt. Jetzt können wir die weiteren Schritte in Angriff nehmen. Sollte es hierbei Probleme geben, scheut euch nicht mir ein Kommentar zukommen zu lassen. Ich werde schauen was ich tun kann.

   Tipp: Ich hatte früher immer das Problem, dass die Standardsuchfunktionalität von Outlook 2003 immer nur ein Archiv durchsuchen kann, was zeitmäßig das Suchen zu einem ganz schönen Aufwand macht, wenn man nicht genau weiß in welchem Archiv die E-Mail hängt. Hier möchte ich kurz auf die Windows Desktop Search verweisen, die genau das macht: gleichzeitig in mehreren Archiven suchen.

2. Ordnerstruktu pflegen in Archv:

   Um das Archiv besser zu strukturieren, habe ich das Archiv mit „sprechenden“ Unterordnern wie z.B. „privat“, „Familie“, „Freunde“, „geschäftlich“, aber auch Projekte mit denen ich berufsmäßig zu tun habe, ausgestattet. Die Unterordner haben für mich die Aufgabe, E-Maildiskussionen im zeitlichen Rahmen folgen zu können, da nicht alle Teilnehmer eines Projektes immer den „Allen antworten“ – Button kennen. Somit habe ich im Unterordner immer die zeitliche Reihenfolge der E-Mails und kann den Diskussionen leichter folgen.

   
   

   Das Anlegen von Ordnern in den Archiven ist ganz einfach: Mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Archiv öffnet ein Kontextmenü in dem ihr einfach den Punkt: “Neuer Ordner” auswählt. Dann einfach nur noch nach euren Wünschen benennen und der Ordner erscheint.

3. Regeln pflegen für das automatische Weiterleiten der E-Mails aus dem Posteingang ins Archiv:

   Als nächsten Punkt möchte ich auf eine Funktionalität von Outlook hinweisen, die mir eine Menge organisatorischen Aufwand in der Vergangenheit gespart hat. Die Funktionalität der Regelerstellung in Outlook.

   Regeln geben dem User in Outlook die Möglichkeit, E-Mails aufgrund unterschiedlicher Selektionskriterien (Bezeichnung, E-Mailsender, E-Mailempfänger, usw.) sofort in Archive oder Unterordner derselbigen automatisch weiterzuleiten. Somit hält man den Posteingang sauber von Mails, deren lesen und sortieren eigentlich nur Zeit kosten. Als Beispiel möchte ich hier verschiedene Newsletter (z.B. Amazon, Bol oder Alternate) aufführen, die ich dann lese wenn ich Zeit und Muse habe. Dieses System macht mich aber auch darauf aufmerksam, dass wichtige Mails gekommen sind (Regel über E-Mailempfänger einer meiner speziellen E-Mailadressen), die ich dann in spezielle Ordner umleitet. Wenn ich dann sehe, dass in diesen Ordnern Nachrichten eingegangen sind, arbeitet ich die als allererstes ab!

   
   

   Als Erstes über das Menü den Punkt “Extras >> Regeln und Benachrichtigungen…” anwählen.

   
   

   Nachdem der vorherige Punkt erledigt ist, erscheint dieses Menü. Hier können jetzt die Kriterien hinterlegt werden, bei denen die Regel und die Weiterleitung der E-Mail greift. Einfach auf “neue Regel” klicken …

   
   

   Bei dieser Auswahl möchte ich den Punkt des Zielordners noch hervorheben. Dorthin werden die durch die Regeln selektierten Dateien umgeleitet.

   
   

   Hier muss nur noch der Ordner im Archiv selektiert werden, in den die entsprechenden Mails umgeleitet werden sollen.

   Und mit diesem System kommen pro Tag vielleicht noch 2 Mails in meinem eigentlichen Posteingang vielleicht noch 2 Mails an, für die es keine Regel gibt. Und 2 Mails im Posteingang bedeutet für mich Ordnung und Übersichtlichkeit. Und das sollte doch das Ziel sein!

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