Google und das leidige Thema Synchronisation mit Google und den Kategorien

Ich weiß ehrlich gesagt nicht mehr wie lange ich zu diesem Thema eine Lösung gesucht habe, aber endlich habe ich eine gefunden und hoffe, dass ich dem einen oder anderen von euch damit vielleicht helfen kann, der das gleiche Problem hat. …

Google zu synchronisieren mit Outlook ist grundsätzlich nicht ein besonders großes Problem. Man lädt sich einfach die Software Google Sync auf seinen PC und kann alles automatisieren.

Schwierig wird es erst, wenn ihr ganz bestimmt Daten, wie z.B. Kategorien mit Google synchronisieren wollt. Kategorien sind für mich und meinen beruflichen Alltag sehr wichtig, um mir möglichst schnell ein Bild zu machen. Mit Hilfe der Kategorien und der entsprechend zugeordneten Farben, kann ich mir morgens sehr schnell ein Bild machen, was den Tag über so anliegt. Und wie gesagt diese Kategorien haben mich vor ein echtes Problem gestellt.

Technische Voraussetzungen

Um euch meine Situation ein wenig zu verdeutlichen, möchte ich hier mal alle Computer auflisten, die ich mit dem Google Kalender synchronisieren möchte:

1. meinen privaten PC, den ich ausschließlich Zuhause und privat nutze
2. meinen privaten PC, den ich auch für die Arbeit benutze, zusätzlich mit einer verschlüsselten VPN Verbindung zu einem Exchange Server auf der Arbeit
3. mein Palm Pre
4. den Rechner meiner Freundin, um besser planen zu können

Ich hatte früher den Palm Pro, der mit Windows Mobile 6.1 ausgestattet war und mit dessen Hilfe ich dann die einzelnen PCs einfach über den USB Anschluß mit den aktuellsten Daten versorgt habe. Das ging relativ gut, aber wie gesagt mit dem neuen Palm Pre ist das so einfach nicht mehr möglich. Ausserdem muss ich zugeben, dass ich die “alte” Methode, sprich über USB nicht immer als sehr sinnvoll erachtet habe, denn wenn einer der Teile nicht richtig funktionierte, hatte ich keine Möglichkeit irgendeinen anderen Teil zu synchronisieren. Deshalb kam mir die Anforderung vom neuen Palm, nur noch mit Google synchronisieren zu können, gar nicht so ungelegen.

Synchronisation von Google Calendar und Outlook mit Kategorien

Ich möchte in diesem Artikel zwei Programme vorstellen, die ich als sehr gut erachte, wobei eins davon mit Exchange Servern bzw. VPN Clients wirklich Probleme hat und ich mich deshalb für das zweite entschieden habe. Als nächstes Argument, sei natürlich der Preis genannt, denn ich benötige insgesamt 3 Lizensen und das kann schnell teuer werden, wie der eine oder andere von euch weiß!

Companionlink for google

Companionlink.com bietet für die verschiedensten Systeme Synchronisationssoftware. Sei es Android oder andere mobile Systeme, Companionlink hat für fast alles eine softwaretechnische Lösung. Unter anderem auch für Google.

Die Software ist schnell und unkompliziert installiert, auch die Einstellungen, die benötigt werden, um mit Google zu synchronisieren sind schnell erledigt und schon kann es losgehen. Die Kategorien werden als so genannte Labels oder eigene Kalender in Google gepflegt. Bedeutet im Klartext, wenn ihr die Kategorien synchronisieren wollt, dann müsst ihr vorher jeweils einen eigenen Kalender für jeden Kategorie anlegen. Dieser Kalender muss den selben Namen habe, wie die Kategorie in Outlook. Aber schon seid ihr fertig und da das ganze als automatische Synchronisation eingestellt werden kann, braucht ihr euch ab diesem Moment keine Gedanken mehr zu machen.

Negativ an diesem Programm ist einzig und allein die Tatsache, dass es mit Exchange Servern zwar klar kommt, aber sobald man auf den Cache Mode im Exchange Server umstellt, funktioniert das Programm leider nicht mehr. Der Exchange Mode bedeutet, dass eine lokale Kopie eures Exchange Laufwerks lokal auf dem Rechner gespeichert wird und wer wie ich ab und an in Gebieten unterwegs ist, wo WLAN ein Fremdwort ist, kommt ohne diese Einstellung leider nicht aus. Außerdem kostet eine Lizenz des Programms 30 $, was bei den oben genannten 3 Rechner eine Summe von 90 $ ergibt.

Fazit ist, dass das Programm sehr einfach zu bedienen ist und der Benutzer sich sehr schnell einarbeiten kann. Allerdings waren die nicht Synchronisierungsmöglichkeit ein No Go Thema für mich. An dieser Stelle möchte ich aber auf jeden Fall anmerken, dass der Service von Companionlink wirklich klasse ist. Die haben wirklich alles mögliche probiert, das Programm doch zum Laufen zu bringen. Schnell und unkompliziert. Das findet man heute leider nur noch sehr selten. Eine Demo der Software könnt ihr hier herunterladen. Einfach mal testen.

Ical4ol

Ich muss an dieser Stelle leider gestehen, dass ich manchmal voll auf Marketing reinfalle, was mir in diesem konkreten Fall, fast zum Verhängnis wurde. Als ich mit dem oben genannten Programm fertig war und der Support dort mir auch nicht mehr weiterhelfen konnte, war ich ziemlich enttäuscht. Die Kombination von Privat und Geschäftsleben ist für mich eine echte Planungssache geworden. Ich habe Kunden auf der ganzen Welt und das Thema Zeitverschiebung ist für mich zum alltäglichen Begriff geworden. Gott sei Dank habe ich eine sehr verständnisvolle Freundin, die mich in meinem beruflichen Werdegang sehr stark unterstützt und für die das Wort Verspätung nicht den Weltuntergang bedeutet. Aber ich schweife ab.

Um zum eigentlichen Thema wieder zurück zu kommen, also ich suchte eine Software mit deren Hilfe ich Outlook mit Kategorien synchronisieren wollte. Allerdings nachdem ich bei Companionlink nicht weiter gekommen war, habe ich das Thema einige Zeit ruhen lassen und als ich die Nase voll genug hatte, vom ständigen manuelle hin und herspielen zwischen Outlook und Google habe ich mich wieder auf die Suche gemacht. Und was soll ich sagen, ich bin fündig geworden.

ICal4OL ist eine sehr perfomante Software, die ihr an eigentlich all eure Bedürfnisse, was das Thema google und Outlook Synchronisation angeht, anpassen könnt. Und für 15 € pro Lizenz ist das Programm sogar günstiger, wie Companionlink for google.

Um die Kategorien zu synchronisieren möchte ich euch zeigen, wie ich das Programm eingestellt habe:

1. Layer Was:
   [singlepic id=44 w=60 h=60 mode=web20 float=left] In diesem Layer gebt ihr einfach an ob ihr eine 2 Weg Synchronisation mit google wünscht oder nur eine 1 Weg. Für die erste Synchronisation würde ich euch empfehlen, aus dem System eine 1 Weg Synchronisation zu machen, aus dem heraus ihr bis dato eure Termine gepflegt habt. Bei mir war das Outlook, also habe ich die erste Synchronisation aus Outlook nach Google gemacht. Und ihr könnt auch mittlerweile, sowohl aus Outlook, als auch aus Google heraus eine Sicherheitskopie der existierenden Kalendereinträge machen.
2. Layer Wie:
   Hier gebt ihr die Daten eures Google Kalenders an und wählt den entsprechenden Kalender, den ihr kategoriemäßig synchronisieren wollt. Bei mir ist das die Kategorie “Work”, die ich sowohl in Outlook gepflegt habe, als auch als Kalender in Google. Die Namen der Kategorie und des Kalenders müssen nicht übereinstimmen. Ganz wichtig an dieser Stelle ist, dass ihr ganz unten das Häkchen “Erweiterte Optionen markiert”.
3. Layer 1.1 Mehr:
   Hier habe ich nur die Duplettenprüfung aktiviert. Sonst nichts weiter eingestellt.
4. Layer 2.1 Mehr:
   
   Hier wird dann noch die entsprechende Kategorie ausgewählt, die synchronisiert werden soll. In meinem konkreten Fall “work”. Kleiner Tipp wählt sie mit dem Button Durchsuchen aus, damit ihr auch die richtige Kategorie habt.
5. Layer Start:
   Und auf dem letzten Bild dann einfach die von euch erstellte Regel mit dem Einstellungen speichern Button speichern. Dann könnt ihr mittels des Synchronisationsbutton das Ganze synchronisieren.
6. weitere Regeln:
   Unter dem Ordner C:\Users\user\AppData\Roaming\iCal4OL könnt ihr jetzt einfach weitere ini – Dateien anlegen, z.B. Privat und darüber dann neue Regeln erstellen, wie in Schritt 1 bis 5 beschrieben. Wichtig ist nur, dass ihr die Einstellungen mit Hilfe des “speichern unter” Buttons am Schluß in der neuen ini – Datei abspeichert und nicht die alte überschreibt.

Fazit

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ich mich für das Programm ICal4Ol entschieden habe, weil es erstens günstiger ist, und weil die Einstellungen viel individueller gewählt werden können. Außerdem ist auch hier der Support sogar Sonntags zu erreichen und bzgl. Preis, im privaten Sektor müssen nur 2 Lizenzen für fünf PCs gekauft werden.

Also wenn ihr Google mit Outlook kombinieren wollt, kann ich euch diese Alternative nur empfehlen. Solltet ihr noch weitere Fragen oder Anregungen zu den Programmen oder dem Artikel haben, würde ich mich freuen in den Kommentaren darüber zu lesen. An dieser Stelle noch eine kurze Anmerkung von mir selbst, für falsche Einstellungen oder sonstige Fehler des oben genannten Programms übernehme ich keine Haftung.

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