Ich habe, als ich damals mit dem Thema Selbstmanagment anfing, noch einen Filofax genutzt. Allerdings sind mir im Laufe der Zeit, die Vorteile eines elektronischen Selbstmanagmentsystems immer öfter in Alltagssituationen bewußt geworden. Und so bin ich nach einiger Zeit bei einem elektronischen Selbstmanagment System gelandet.

Ich möchte in diesem Artikel meine Entscheidung, wieso ich mich für ein elektronisches System entschieden habe und die Vorteile desselbigen etwas erläutern.

1. Termine können mit Erinnerungen ausgestattet werden:

   Wer kennt dieses Problem nicht? Zwar morgens noch extra einmal in den Kalender geschaut, für die wichtigsten Termine und dann doch noch mal verpasst. Sowas ist unheimlich ärgerlich und auch solche Tricks wie gelbe Post-its an den Bildschirm haben nicht immer geholfen. Und hier hat der elektronische Kalender natürlich den riesigen Vorteil, dass man eine automatische Benachrichtigung einstellen kann. Und somit ist mit einfachen Mitteln sichergestellt, dass man keinen Termin mehr vergisst!

2. Sicherheitsfaktor Synchronisation – regelmäßige Sicherheitskopie der Daten:

   Normalerweise sollte man einen Filofax nicht verlieren. Aber was ist heute schon normal. Ich habe damals meine Aktentasche geklaut bekommen und leider befand sich mein Filofax in der Tasche. Schon mal probiert, einen Filofax aus dem Gedächtnis zu füllen? Ich kann euch aus eigener Erfahrung sagen, fast unmöglich! Wohingegen bei einem elektronischen Kalender, Sicherheitskopien gemacht werden können. Denn auch dieser Kalender ist nicht gegen eventuelle Verluste oder Schäden gefeit (Virus, Hardwareschaden). Aus diesem Grund mache ich regelmäßige Sicherheitskopien.

3. Zeitfaktor; wenn man die Daten sowieso später überträgt, hat man nicht den doppelten Aufwand:

   In der heutigen Zeit, in denen dank Herr Gates, die Computer als Hilfsmittel nicht mehr wegzudenken sind, kommt man um das Koordinieren von Terminen via E-Mail, Kontakt per E-Mail mit Freunden halten und dem täglichen Nachrichten lesen, um die Dinger einfach nicht mehr herum. Also warum die Papierwelt noch benutzen, wenn man es später zum koordinieren, doch im Computer pflegen muss.

4. Auswertbarkeit der Daten: Suche leicht gemacht:

   Ich weiß nicht, wie oft ich damals vor meinem Filofax sass, und mich gefragt habe, wann hatte ich nochmal den Termin mit Kunden XXX abgemacht? Das war dann leider immer eine ziemliche Sucherei! In der elektronischen Welt, geht das ganz einfach und ohne viel Aufwand! Mit Hilfe der Suchfunktion “Windows Desktop Search 4.0″ für Windows XP und Windows Vista, ist es heute in Outlook ein Kinderspiel Aufgabe, Termine, E-Mails oder sonstige Daten nach Informationen zu durchsuchen!

Und somit war nach längerer Überlegung dann doch klar, dass es ab jetzt elektronisch bei meinem Selbstmanagment weiter geht.

In den nun folgenden Artikeln werde ich erläutern, wie ich das Selbstmanagment System “Zentodone” in Outlook umgesetzt habe. Viel Spaß dabei!

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