Windows Desktop Search 4.0 — Outlook 2003, Aufgabe und E-Mails effektiver und schneller finden

Erläuterung

Ich habe ein cooles Tool von Microsoft gefun­den, mit dessen Hilfe auch Out­look (E-Mail, Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte) inner­halb kürzester Zeit durch­sucht wer­den kann. Da ich in meinem Selb­st­manag­ment Sys­tem “ZenToDone” mit Auf­gaben arbeite, war die Suche der­sel­bi­gen für mich mit der Stan­dard­suche von Out­look ein Graus! Und weil es meine Pro­duk­tiv­ität auf der Arbeit immens gesteigert hat, möchte ich es hier kurz vorstellen.

Der Name sagt eigentlich schon alles: Win­dows Desk­top Search 4.0. Wer bis dato die Google Search Bar instal­liert hatte auf seinem Rech­ner, wird sich sehr schnell an das neue Pro­gramm gewöhnen.

Auch hier gibt es in der Taskleiste ein Feld in das der Such­be­griff ein­fach eingegeben wer­den kann. Und nach drücken der Enter­taste, wird eine Seite mit den Ergeb­nis­sen angezeigt.

Instal­la­tion: Win­dows XP und Win­dows Vista

In bei­den Betrieb­ssys­te­men kann es genutzt wer­den, wobei ich es nur auf meinem XP Rech­ner instal­lieren mußte, da es auf meinem Win­dows Vista Rech­ner bere­its instal­liert war. Bei Win­dows Vista, ist es kein eigenes Feld in der Taskbar, son­dern direkt im Start­menü verankert.

wds-windows-vista

Ihr könnt ein­fach mal einen Such­be­griff eingeben, auf die Selk­tion “Überall Suchen” klicken und schauen, was passiert.

Bei Win­dows XP musste ich es noch instal­lieren. Der Link zum Down­loaden finden ihr hier. Ein­fach run­ter­laden und instal­lieren. Wenn das erledigt ist, werdet ihr das fol­gende neue Eingabefeld in eurer Taskleiste sehen.

wds-search-taskbar

Allerd­ings ist Win­dows Desk­top Search 4.0 nicht sofort in der Lage zu indizieren. Das muss man manuell noch ein­stellen. Ihr seht in der Taskleiste auf der rechten Seite ein neues Icon, eine kleine Lupe. Darauf ein­fach mit der rechten Maus­taste klicken und den Punkt “Index now” anklicken. Danach fängt Win­dows Desk­top Search an, automa­tisch zu indizieren, dass sieht man an dem blicken Icon “Lupe”.

Um sicher zu sein, dass Win­dows Desk­top Search euren Postein­gang auch indiziert, ein­fach einen Recht­sklick auf das Icon in der Taskbar und den Punkt “Win­dows Search Optio­nen”. Hier muss euer Out­look als eigener Punkt aufge­führt sein. Bei eini­gen Instal­la­tio­nen musste ich Out­look ein­fach schließen und wieder neu starten, und das Sys­tem hat automa­tisch Out­look erkannt. Um in Win­dows Vista die “Win­dows Search Optio­nen” zu finden, ein­fach in das oben aufge­führt Such­feld “indizierung­sop­tio­nen” eingeben und den gefun­den Ein­trag wählen.

wds-indizierungsoptionen

Dies kann je nach dem wieviele E-Mails sich im Postein­gang befinden, einige Zeit dauern. Die Index­ierung ist fer­tig, wenn das Icon aufhört, zu blicken. Ihr könnt die Menge der indizierten Dateien ein­fach kon­trol­lieren, indem ihr wieder mit der rechten Maus­taste auf das Icon klickt und den Punkt “Index­ing Sta­tus” klickt.

Ein neues Fen­ster öffnet sich.

wds-indixing-now

Zum Testen des neuen Pro­grammes ein­fach mal einen Such­be­griff in das Feld in der Taskleiste eingeben und mit “Enter” bestäti­gen. Ihr werdet begeis­tert sein.

Weit­ere Quellen indizieren

In dem oben genan­nten “Win­dows Search Optio­nen” könnt ihr genau fes­tle­gen, was das Pro­gramm noch indizieren soll. Ein­fach auf den But­ton “Erweiterung” oder “Advanced” klicken und ihr bekommt das typ­is­chen Win­dows Auswahlmenü. Ein­fach auswählen und das Sys­tem wird das Ganze indizieren.

Prob­leme bei der Installation

Hier möchte ich kurz ein paar Prob­leme erläutern, die mir bei eini­gen Instal­la­tio­nen untergekom­men sind. Vielle­icht helfen Sie euch auch:

1) Fehler­mel­dung bei der Instal­la­tion “Setup has failed. Make sure Ter­mi­nal Ser­vices are enabled before rerun­ning setup.” (Win­dows XP) — Überset­zung im Deutschen: “Setup ist fehlgeschla­gen. Stellen Sie sicher, dass die Ter­mi­nal­dien­ste deak­tiviert sind, bevor Sie Setup erneut ausführen”

* Start, Aus­führen anklicken und hier services.msc eingeben
* auf der rechten Seite den Punkt “Ter­mi­nal Ser­vices” suchen und dop­pelt anklicken.
* Der Startup type bzw. “deutsche Überset­zung” muss auf manuell ste­hen
* Den Ser­vice wieder schließen
* Es kann sein, dass ihr Win­dows neu starten müsst, wobei bei den meis­ten Instal­la­tio­nen bei mir das nicht von­nöten war.

2) Out­look wird in der Selek­tion “Win­dows Search Option” nicht angezeigt. => Out­look erneut starten

3) Erweiterung für Thunderbird

Eine direkte Indizierung des Pro­gramms “Thun­der­bird” ist in Win­dows Desk­top Search nicht vorge­se­hen. Aber hier gibt es ein ADDIN mit dem es möglich ist!

Vor– und Nachteile:
Vorteile:

  • Sehr schnelle Suche in Out­look nach den ver­schieden­sten Kriterien
  • Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte wer­den auch durchsucht
  • auch bere­its abgeschlossene Auf­gaben wer­den im Tre­f­fer­fen­ster angezeigt
  • Index wird automa­tisch aktu­al­lisiert, sobald Änderun­gen im Out­look vorgenom­men werden

Nachteile:

  • Erst­ma­lige Indizierung kann lange dauern

Zusam­men­fas­sung

Ich bin mit dieser neuen Stan­dard­such­funk­tion von Microsoft sehr zufrieden, weil sie mir genau das bietet, was ich schon sehr lange suche. Eine schnelle Möglichkeit Win­dows und Out­look (Mails, Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte) zu durch­suchen ohne irgendwelche Archive oder Poste­ingänge selek­tieren oder nicht selek­tieren zu müssen. Und genau das macht das Programm.

11 comments Write a comment

  1. Tja, was soll ich sagen, ich habe meine Daten noch ganz gut im Blick, aber ich bin ja auch noch nicht bei 500GB-Festplatten ange­langt.
    Fakt ist auch, dass ich schon einige Note­books hatte, auf denen Vista mit der Dek­stop Search 4.0 instal­liert waren und dadurch nur noch eingeschränkt funk­tion­ierten. Nach der Dein­stal­la­tion lief alles wieder. Kurios, ich Frage mcih, was die Desk­top Suche macht, damit ein rech­ner seine Funk­tion verweigert!

    • Hallo Jobrain,
      also das ein PC bzw. Note­book in die Knie gegan­gen ist, habe ich bis dato bei meinen ganzen Instal­la­tio­nen (Win­dows XP) noch nicht gehabt. Das Einzige, was mal bei mir passierte, war, dass der PC die Arbeit ver­weigerte, als ich ein externe Fest­platte indizierte. Als er damit aber fer­tig war, hat er wieder ein­wand­frei gefunzt.

      Wenn WDS 4.0 die Indezierung ein­mal kom­plett abgeschlossen hat, dann indiziert er nur noch Änderungen.

      Kannst du ja mal pro­bieren. Bei meinem Hin­weis ging es aber eher im Out­look selbst, als um die Indizierung von Daten auf der Festplatte.

      Gruß

      Mac_BetH

  2. Pingback: Looken vs. Windows Desktop Search | ZenToDone

  3. Danke für diesen Artikel. Sehr hil­fre­ich. Was noch erwäh­nenswert ist, ist, dass es auch andere Such­tools für Out­look gibt, welche noch mehr Funk­tion­al­ität bieten, als die WDS. Mich als Beispiel ange­führt kann ich als Lookeen User dieses Tool nur weit­erempfehlen. Bietet mehr per­for­mance und ist ressourcenschonender.

    • Hallo Harry,

      vie­len Dank für deine Anre­gung und ein her­zliches Willkommen.

      Ja das habe ich schon von Anderen gehört. Allerd­ings habe ich immer gesagt, dass ich hier einen Ver­gle­ich ver­sucht habe zu ziehen, zwis­chen einer kosten­losen Lösung (Win­dows Desk­top Search) und Looken (kostenpflichtige Lösung). Ich gebe zu vielle­icht habe ich diesen Aspekt in dem Artikel nicht genug betont. Sollte das der Fall, sorry!

      Aber unter diesem Gesicht­spunkt, musst auch du zugeben, dass es Sinn macht, die kosten­losen Alter­na­tive zu wählen, bevor sich der Laie ein kostenpflichtige Lösung zulegt!

      Gruß

      Matthias

  4. Die Stan­dard­suche von Out­look ein tat­säch­lich ein Graus :-)
    Ich benutze schon länger Lookeen– ein Such­tool für Out­look, gibt es mit­tler­weile für Out­look 2003, 2007 und 2010 und bin echt zufrieden.
    Man kann E-Mails, Anhänge, Ter­mine, Auf­gaben, Noti­zen, Kon­takte, auch PST-Files oder Archive auf einen Blick durch­suchen. Mehr Info: http://www.lookeen.net

  5. Pingback: ZenToDone

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