Windows Desktop Search 4.0 — Outlook 2003, Aufgabe und E-Mails effektiver und schneller finden

Erläuterung

Ich habe ein cooles Tool von Microsoft gefun­den, mit dessen Hilfe auch Out­look (E-Mail, Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte) inner­halb kürzester Zeit durch­sucht wer­den kann. Da ich in meinem Selb­st­manag­ment Sys­tem “ZenToDone” mit Auf­gaben arbeite, war die Suche der­sel­bi­gen für mich mit der Stan­dard­suche von Out­look ein Graus! Und weil es meine Pro­duk­tiv­ität auf der Arbeit immens gesteigert hat, möchte ich es hier kurz vorstellen.

Der Name sagt eigentlich schon alles: Win­dows Desk­top Search 4.0. Wer bis dato die Google Search Bar instal­liert hatte auf seinem Rech­ner, wird sich sehr schnell an das neue Pro­gramm gewöhnen.

Auch hier gibt es in der Taskleiste ein Feld in das der Such­be­griff ein­fach eingegeben wer­den kann. Und nach drücken der Enter­taste, wird eine Seite mit den Ergeb­nis­sen angezeigt.

Instal­la­tion: Win­dows XP und Win­dows Vista

In bei­den Betrieb­ssys­te­men kann es genutzt wer­den, wobei ich es nur auf meinem XP Rech­ner instal­lieren mußte, da es auf meinem Win­dows Vista Rech­ner bere­its instal­liert war. Bei Win­dows Vista, ist es kein eigenes Feld in der Taskbar, son­dern direkt im Start­menü verankert.

wds-windows-vista

Ihr könnt ein­fach mal einen Such­be­griff eingeben, auf die Selk­tion “Über­all Suchen” klicken und schauen, was passiert.

Bei Win­dows XP musste ich es noch instal­lieren. Der Link zum Down­loaden finden ihr hier. Ein­fach run­ter­laden und instal­lieren. Wenn das erledigt ist, werdet ihr das fol­gende neue Eingabefeld in eurer Taskleiste sehen.

wds-search-taskbar

Allerd­ings ist Win­dows Desk­top Search 4.0 nicht sofort in der Lage zu indizieren. Das muss man manuell noch ein­stellen. Ihr seht in der Taskleiste auf der rechten Seite ein neues Icon, eine kleine Lupe. Darauf ein­fach mit der rechten Maus­taste klicken und den Punkt “Index now” anklicken. Danach fängt Win­dows Desk­top Search an, automa­tisch zu indizieren, dass sieht man an dem blicken Icon “Lupe”.

Um sicher zu sein, dass Win­dows Desk­top Search euren Postein­gang auch indiziert, ein­fach einen Recht­sklick auf das Icon in der Taskbar und den Punkt “Win­dows Search Optio­nen”. Hier muss euer Out­look als eigener Punkt aufge­führt sein. Bei eini­gen Instal­la­tio­nen musste ich Out­look ein­fach schließen und wieder neu starten, und das Sys­tem hat automa­tisch Out­look erkannt. Um in Win­dows Vista die “Win­dows Search Optio­nen” zu finden, ein­fach in das oben aufge­führt Such­feld “indizierung­sop­tio­nen” eingeben und den gefun­den Ein­trag wählen.

wds-indizierungsoptionen

Dies kann je nach dem wieviele E-Mails sich im Postein­gang befinden, einige Zeit dauern. Die Index­ierung ist fer­tig, wenn das Icon aufhört, zu blicken. Ihr könnt die Menge der indizierten Dateien ein­fach kon­trol­lieren, indem ihr wieder mit der rechten Maus­taste auf das Icon klickt und den Punkt “Index­ing Sta­tus” klickt.

Ein neues Fen­ster öffnet sich.

wds-indixing-now

Zum Testen des neuen Pro­grammes ein­fach mal einen Such­be­griff in das Feld in der Taskleiste eingeben und mit “Enter” bestäti­gen. Ihr werdet begeis­tert sein.

Weit­ere Quellen indizieren

In dem oben genan­nten “Win­dows Search Optio­nen” könnt ihr genau fes­tle­gen, was das Pro­gramm noch indizieren soll. Ein­fach auf den But­ton “Erweiterung” oder “Advanced” klicken und ihr bekommt das typ­is­chen Win­dows Auswahlmenü. Ein­fach auswählen und das Sys­tem wird das Ganze indizieren.

Prob­leme bei der Installation

Hier möchte ich kurz ein paar Prob­leme erläutern, die mir bei eini­gen Instal­la­tio­nen untergekom­men sind. Vielle­icht helfen Sie euch auch:

1) Fehler­mel­dung bei der Instal­la­tion “Setup has failed. Make sure Ter­mi­nal Ser­vices are enabled before rerun­ning setup.” (Win­dows XP) — Über­set­zung im Deutschen: “Setup ist fehlgeschla­gen. Stellen Sie sicher, dass die Ter­mi­nal­dien­ste deak­tiviert sind, bevor Sie Setup erneut ausführen”

* Start, Aus­führen anklicken und hier services.msc eingeben
* auf der rechten Seite den Punkt “Ter­mi­nal Ser­vices” suchen und dop­pelt anklicken.
* Der Startup type bzw. “deutsche Über­set­zung” muss auf manuell ste­hen
* Den Ser­vice wieder schließen
* Es kann sein, dass ihr Win­dows neu starten müsst, wobei bei den meis­ten Instal­la­tio­nen bei mir das nicht von­nöten war.

2) Out­look wird in der Selek­tion “Win­dows Search Option” nicht angezeigt. => Out­look erneut starten

3) Erweiterung für Thunderbird

Eine direkte Indizierung des Pro­gramms “Thun­der­bird” ist in Win­dows Desk­top Search nicht vorge­se­hen. Aber hier gibt es ein ADDIN mit dem es möglich ist!

Vor– und Nachteile:
Vorteile:

  • Sehr schnelle Suche in Out­look nach den ver­schieden­sten Kriterien
  • Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte wer­den auch durchsucht
  • auch bere­its abgeschlossene Auf­gaben wer­den im Tre­f­fer­fen­ster angezeigt
  • Index wird automa­tisch aktu­al­lisiert, sobald Änderun­gen im Out­look vorgenom­men werden

Nachteile:

  • Erst­ma­lige Indizierung kann lange dauern

Zusam­men­fas­sung

Ich bin mit dieser neuen Stan­dard­such­funk­tion von Microsoft sehr zufrieden, weil sie mir genau das bietet, was ich schon sehr lange suche. Eine schnelle Möglichkeit Win­dows und Out­look (Mails, Auf­gaben, Noti­zen und Kon­takte) zu durch­suchen ohne irgendwelche Archive oder Poste­ingänge selek­tieren oder nicht selek­tieren zu müssen. Und genau das macht das Programm.

11 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Tja, was soll ich sagen, ich habe meine Daten noch ganz gut im Blick, aber ich bin ja auch noch nicht bei 500GB-Festplatten ange­langt.
    Fakt ist auch, dass ich schon einige Note­books hatte, auf denen Vista mit der Dek­stop Search 4.0 instal­liert waren und dadurch nur noch eingeschränkt funk­tion­ierten. Nach der Dein­stal­la­tion lief alles wieder. Kurios, ich Frage mcih, was die Desk­top Suche macht, damit ein rech­ner seine Funk­tion verweigert!

    • Hallo Jobrain,
      also das ein PC bzw. Note­book in die Knie gegan­gen ist, habe ich bis dato bei meinen ganzen Instal­la­tio­nen (Win­dows XP) noch nicht gehabt. Das Einzige, was mal bei mir passierte, war, dass der PC die Arbeit ver­weigerte, als ich ein externe Fest­platte indizierte. Als er damit aber fer­tig war, hat er wieder ein­wand­frei gefunzt.

      Wenn WDS 4.0 die Indezierung ein­mal kom­plett abgeschlossen hat, dann indiziert er nur noch Änderungen.

      Kannst du ja mal pro­bieren. Bei meinem Hin­weis ging es aber eher im Out­look selbst, als um die Indizierung von Daten auf der Festplatte.

      Gruß

      Mac_BetH

  2. Pingback: Looken vs. Windows Desktop Search | ZenToDone

  3. Danke für diesen Artikel. Sehr hil­fre­ich. Was noch erwäh­nenswert ist, ist, dass es auch andere Such­tools für Out­look gibt, welche noch mehr Funk­tion­al­ität bieten, als die WDS. Mich als Beispiel ange­führt kann ich als Lookeen User dieses Tool nur weit­erempfehlen. Bietet mehr per­for­mance und ist ressourcenschonender.

    • Hallo Harry,

      vie­len Dank für deine Anre­gung und ein her­zliches Willkommen.

      Ja das habe ich schon von Anderen gehört. Allerd­ings habe ich immer gesagt, dass ich hier einen Ver­gle­ich ver­sucht habe zu ziehen, zwis­chen einer kosten­losen Lösung (Win­dows Desk­top Search) und Looken (kostenpflichtige Lösung). Ich gebe zu vielle­icht habe ich diesen Aspekt in dem Artikel nicht genug betont. Sollte das der Fall, sorry!

      Aber unter diesem Gesicht­spunkt, musst auch du zugeben, dass es Sinn macht, die kosten­losen Alter­na­tive zu wählen, bevor sich der Laie ein kostenpflichtige Lösung zulegt!

      Gruß

      Matthias

  4. Die Stan­dard­suche von Out­look ein tat­säch­lich ein Graus :-)
    Ich benutze schon länger Lookeen– ein Such­tool für Out­look, gibt es mit­tler­weile für Out­look 2003, 2007 und 2010 und bin echt zufrieden.
    Man kann E-Mails, Anhänge, Ter­mine, Auf­gaben, Noti­zen, Kon­takte, auch PST-Files oder Archive auf einen Blick durch­suchen. Mehr Info: http://www.lookeen.net

  5. Pingback: ZenToDone

Hinterlasse eine Antwort

Pflichtfelder sind mit * markiert.


Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

This Blog will give regular Commentators DoFollow Status. Implemented from IT Blögg