Windows Desktop Search 4.0 – Outlook 2003, Aufgabe und E-Mails effektiver und schneller finden

Erläuterung

Ich habe ein cooles Tool von Microsoft gefunden, mit dessen Hilfe auch Outlook (E-Mail, Aufgaben, Notizen und Kontakte) innerhalb kürzester Zeit durchsucht werden kann. Da ich in meinem Selbstmanagment System „ZenToDone“ mit Aufgaben arbeite, war die Suche derselbigen für mich mit der Standardsuche von Outlook ein Graus! Und weil es meine Produktivität auf der Arbeit immens gesteigert hat, möchte ich es hier kurz vorstellen.

Der Name sagt eigentlich schon alles: Windows Desktop Search 4.0. Wer bis dato die Google Search Bar installiert hatte auf seinem Rechner, wird sich sehr schnell an das neue Programm gewöhnen.

Auch hier gibt es in der Taskleiste ein Feld in das der Suchbegriff einfach eingegeben werden kann. Und nach drücken der Entertaste, wird eine Seite mit den Ergebnissen angezeigt.

Installation: Windows XP und Windows Vista

In beiden Betriebssystemen kann es genutzt werden, wobei ich es nur auf meinem XP Rechner installieren mußte, da es auf meinem Windows Vista Rechner bereits installiert war. Bei Windows Vista, ist es kein eigenes Feld in der Taskbar, sondern direkt im Startmenü verankert.

wds-windows-vista

Ihr könnt einfach mal einen Suchbegriff eingeben, auf die Selktion „Überall Suchen“ klicken und schauen, was passiert.

Bei Windows XP musste ich es noch installieren. Der Link zum Downloaden finden ihr hier. Einfach runterladen und installieren. Wenn das erledigt ist, werdet ihr das folgende neue Eingabefeld in eurer Taskleiste sehen.

wds-search-taskbar

Allerdings ist Windows Desktop Search 4.0 nicht sofort in der Lage zu indizieren. Das muss man manuell noch einstellen. Ihr seht in der Taskleiste auf der rechten Seite ein neues Icon, eine kleine Lupe. Darauf einfach mit der rechten Maustaste klicken und den Punkt „Index now“ anklicken. Danach fängt Windows Desktop Search an, automatisch zu indizieren, dass sieht man an dem blicken Icon „Lupe“.

Um sicher zu sein, dass Windows Desktop Search euren Posteingang auch indiziert, einfach einen Rechtsklick auf das Icon in der Taskbar und den Punkt „Windows Search Optionen“. Hier muss euer Outlook als eigener Punkt aufgeführt sein. Bei einigen Installationen musste ich Outlook einfach schließen und wieder neu starten, und das System hat automatisch Outlook erkannt. Um in Windows Vista die „Windows Search Optionen“ zu finden, einfach in das oben aufgeführt Suchfeld „indizierungsoptionen“ eingeben und den gefunden Eintrag wählen.

wds-indizierungsoptionen

Dies kann je nach dem wieviele E-Mails sich im Posteingang befinden, einige Zeit dauern. Die Indexierung ist fertig, wenn das Icon aufhört, zu blicken. Ihr könnt die Menge der indizierten Dateien einfach kontrollieren, indem ihr wieder mit der rechten Maustaste auf das Icon klickt und den Punkt „Indexing Status“ klickt.

Ein neues Fenster öffnet sich.

wds-indixing-now

Zum Testen des neuen Programmes einfach mal einen Suchbegriff in das Feld in der Taskleiste eingeben und mit „Enter“ bestätigen. Ihr werdet begeistert sein.

Weitere Quellen indizieren

In dem oben genannten „Windows Search Optionen“ könnt ihr genau festlegen, was das Programm noch indizieren soll. Einfach auf den Button „Erweiterung“ oder „Advanced“ klicken und ihr bekommt das typischen Windows Auswahlmenü. Einfach auswählen und das System wird das Ganze indizieren.

Probleme bei der Installation

Hier möchte ich kurz ein paar Probleme erläutern, die mir bei einigen Installationen untergekommen sind. Vielleicht helfen Sie euch auch:

1) Fehlermeldung bei der Installation „Setup has failed. Make sure Terminal Services are enabled before rerunning setup.“ (Windows XP) – Übersetzung im Deutschen: „Setup ist fehlgeschlagen. Stellen Sie sicher, dass die Terminaldienste deaktiviert sind, bevor Sie Setup erneut ausführen“

* Start, Ausführen anklicken und hier services.msc eingeben
* auf der rechten Seite den Punkt „Terminal Services“ suchen und doppelt anklicken.
* Der Startup type bzw. „deutsche Übersetzung“ muss auf manuell stehen
* Den Service wieder schließen
* Es kann sein, dass ihr Windows neu starten müsst, wobei bei den meisten Installationen bei mir das nicht vonnöten war.

2) Outlook wird in der Selektion „Windows Search Option“ nicht angezeigt. => Outlook erneut starten

3) Erweiterung für Thunderbird

Eine direkte Indizierung des Programms „Thunderbird“ ist in Windows Desktop Search nicht vorgesehen. Aber hier gibt es ein ADDIN mit dem es möglich ist!

Vor- und Nachteile:
Vorteile:

  • Sehr schnelle Suche in Outlook nach den verschiedensten Kriterien
  • Aufgaben, Notizen und Kontakte werden auch durchsucht
  • auch bereits abgeschlossene Aufgaben werden im Trefferfenster angezeigt
  • Index wird automatisch aktuallisiert, sobald Änderungen im Outlook vorgenommen werden

Nachteile:

  • Erstmalige Indizierung kann lange dauern

Zusammenfassung

Ich bin mit dieser neuen Standardsuchfunktion von Microsoft sehr zufrieden, weil sie mir genau das bietet, was ich schon sehr lange suche. Eine schnelle Möglichkeit Windows und Outlook (Mails, Aufgaben, Notizen und Kontakte) zu durchsuchen ohne irgendwelche Archive oder Posteingänge selektieren oder nicht selektieren zu müssen. Und genau das macht das Programm.

11 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Tja, was soll ich sagen, ich habe meine Daten noch ganz gut im Blick, aber ich bin ja auch noch nicht bei 500GB-Festplatten angelangt.
    Fakt ist auch, dass ich schon einige Notebooks hatte, auf denen Vista mit der Dekstop Search 4.0 installiert waren und dadurch nur noch eingeschränkt funktionierten. Nach der Deinstallation lief alles wieder. Kurios, ich Frage mcih, was die Desktop Suche macht, damit ein rechner seine Funktion verweigert!

    • Hallo Jobrain,
      also das ein PC bzw. Notebook in die Knie gegangen ist, habe ich bis dato bei meinen ganzen Installationen (Windows XP) noch nicht gehabt. Das Einzige, was mal bei mir passierte, war, dass der PC die Arbeit verweigerte, als ich ein externe Festplatte indizierte. Als er damit aber fertig war, hat er wieder einwandfrei gefunzt.

      Wenn WDS 4.0 die Indezierung einmal komplett abgeschlossen hat, dann indiziert er nur noch Änderungen.

      Kannst du ja mal probieren. Bei meinem Hinweis ging es aber eher im Outlook selbst, als um die Indizierung von Daten auf der Festplatte.

      Gruß

      Mac_BetH

  2. Pingback: Looken vs. Windows Desktop Search | ZenToDone

  3. Danke für diesen Artikel. Sehr hilfreich. Was noch erwähnenswert ist, ist, dass es auch andere Suchtools für Outlook gibt, welche noch mehr Funktionalität bieten, als die WDS. Mich als Beispiel angeführt kann ich als Lookeen User dieses Tool nur weiterempfehlen. Bietet mehr performance und ist ressourcenschonender.

    • Hallo Harry,

      vielen Dank für deine Anregung und ein herzliches Willkommen.

      Ja das habe ich schon von Anderen gehört. Allerdings habe ich immer gesagt, dass ich hier einen Vergleich versucht habe zu ziehen, zwischen einer kostenlosen Lösung (Windows Desktop Search) und Looken (kostenpflichtige Lösung). Ich gebe zu vielleicht habe ich diesen Aspekt in dem Artikel nicht genug betont. Sollte das der Fall, sorry!

      Aber unter diesem Gesichtspunkt, musst auch du zugeben, dass es Sinn macht, die kostenlosen Alternative zu wählen, bevor sich der Laie ein kostenpflichtige Lösung zulegt!

      Gruß

      Matthias

  4. Die Standardsuche von Outlook ein tatsächlich ein Graus :-)
    Ich benutze schon länger Lookeen- ein Suchtool für Outlook, gibt es mittlerweile für Outlook 2003, 2007 und 2010 und bin echt zufrieden.
    Man kann E-Mails, Anhänge, Termine, Aufgaben, Notizen, Kontakte, auch PST-Files oder Archive auf einen Blick durchsuchen. Mehr Info: http://www.lookeen.net

  5. Pingback: ZenToDone

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