Ich habe vor einiger Zeit mit einer Artikelserie begonnen, in der ich zeigen möchte, wie ich das Selb­st­man­age­mentsys­tem “Zen to done” mit Hilfe von Out­look., ein­fach und ziel­gerichtet, umge­setzt habe. Nach­dem ersten Teil — Sam­meln werde ich jetzt erläutern, wie ich diese gesam­melten Infor­ma­tio­nen in übersichtlichen Auf­gaben­lis­ten zusam­men­stelle, damit sie leichter, in regelmäßi­gen Abstän­den, durchgear­beitet wer­den können.

Kat­e­gorien:

Mit Hilfe von Kat­e­gorien, die in der Auf­gabe hin­ter­legt wer­den, kön­nen Auf­gaben zu einem Thema zusam­menge­fasst wer­den. Diese Kat­e­gorien wer­den ein­mal angelegt und kön­nen, dann immer wieder ver­wandt bzw. aus­gewählt wer­den. Man kann sich das wie eine Art “Überschrift” vorstellen, unter der man die Punkte seiner To-Do-Liste zusam­men­fasst. Im näch­sten Punkt werde ich dann zeigen, wie man sich deise Lis­ten in Out­look dann übersichtlich anzeigen lassen kann. Aber zur­erst die Katergorien:

1. Anlage von Kategorien:

   

   Kat­e­gorien kön­nen sehr ein­fach angelegt wer­den. Ein­fach eine Auf­gabe markieren und dann im Menü unter Bear­beiten » Kat­e­gorien anklicken oder wenn ihr eine Auf­gabe geöffnet habt, seht ihr ganz unten rechts auch den But­ton “Kat­e­gorien”. Wenn ihr diesen Punkt auf die eine oder andere Weise aus­gewählt habt, seht ihr den Sel­sk­tion­ss­creen, den ich hier links als Screen­shot aufge­führt habe. Dann ein­fach unten rechts den But­ton “Haup­tkat­e­gorien­liste…” anklicken und ein neues Fen­ster geht auf, in dem ihr dann die neue Kat­e­gorien anle­gen und auch löschen könnt.

2. Auf­gaben einer oder mehreren Kat­e­gorien zuordnen

   

   Im unteren Teil der Auf­gabe kann die Kat­e­gorie der Auf­gabe zuge­ord­net wer­den. Ein­fach den But­ton “Kat­e­gorien” anklicken und ihr seht das gle­iche Bild wie bei Punkt 1. Dann ein­fach die Kat­e­gorie selek­tieren, in der ihr diese Auf­gaben einord­nen wollt. An dieser Stelle sei gesagt, ihr könnt, mehrere Kat­e­gorien einer Auf­gabe zuord­nen. Allerd­ings bläht diese Ein­stel­lung das Sys­tem unnötig auf, da dann in der später erläuterten Ansicht, die Auf­gabe immer noch mal angezeigt wird und dass nicht der Übersichtlichkeit dient. Aber dies muss jeder Nutzer für sich selbst entscheiden.

3. Auf­gaben ohne Kategorie:

   Ich greife an dieser Stelle schon mal dem näch­sten Punkt vor. Die aktuellen Infor­ma­tio­nen, die ihr den ganzen Tag sam­melt, soll­ten im ersten Step, wenn ihr es nicht sofort zuord­nen könnt, keine Kat­e­gorie zuge­ord­net bekom­men. Denn dies wird die erste Selek­tion für die erste Liste. Alle Auf­gabe, die keine Kat­e­gorie tra­gen, wer­den in der Ansicht z.B. “@open points” zusam­men getragen.

Ansicht:

Mit Hilfe von Ansichten, kön­nen, die unter Punkt 1 angelegten Kat­e­gorien in Lis­tan­sichten zusam­menge­fasst wer­den, die alle Auf­gaben mit dieser Kat­e­gorie anzeigen. Diese Liste kön­nen dann nach unter­schiedlichen Kri­te­rien (Datum, Betr­eff, erledigt, nicht erledigt) sortiert werden.

1. Ansichten anle­gen:

   

   Ansichten wer­den im Menü unter dem Punkt “Ansicht » Anord­nen nach » Aktuelle Ansicht » Ansichten definieren” gepflegt. In diesem Screen klickt auf dem But­ton “Neu”. In dem dann neu aufge­poppten Fen­ster, wählt ihr ein­fach Tabelle und bestätigt das mit dem But­ton “OK”. Danach erscheint der linke Screen, den ihr hier seht. Hier könnt ihr, mit Hilfe des But­tons “Bear­beiten” die Ansichten, genau nach euren Anforderun­gen definieren, mit den Feldern, Grup­pierun­gen und Filtern.

   

2. Ansichten fil­tern:

   “Fil­tern” ist wohl die wichtig­ste Ein­stel­lungsmöglichkeiten für das Anzeigen der Ansichten. Als Beispiel habe ich euch hier jetzt mal die Selek­tion­skri­te­rien für eine Liste aufge­führt. Diese Liste soll die fol­gen­den Anforderun­gen erfüllen: Alle Auf­gaben, die keine Kat­e­gorie besitzen, und nicht den Sta­tus “erledigt” besitzen. Also ihr drückt bei dem linken Screen auf den But­ton “Fil­tern…” und danach wählt ihr den Layer “Weit­ere Optio­nen” aus. Hier könnt ihr grund­sät­zlich eure selek­tierten Kat­e­gorien auswählen mit­tels Selek­tions­but­ton. Aber da ich hier nur die Auf­gaben selek­tieren will, die keine Kat­e­gorie haben, müssen wir den Layer “Erweit­ert” auswählen.

   Hier könnt ihr jedes Feld aus der Auf­gabe selek­tieren und die Selek­tion­skri­te­rien fes­tle­gen. Wie ihr bei mir sehen könnt habe ich das Feld Kat­e­gorien aus­gewählt und hier die Selek­tion auf “ist leer”. Und aus diesem Grund wer­den in dieser Ansicht, dann nur alle Auf­gaben angezeigt, die keine Kat­e­gorie haben. Ein­fach mal ein wenig rum­spie­len mit diesen Kri­te­rien. Wenn ihr Fra­gen oder Anre­gun­gen habt, dann ein­fach einen Kom­men­tar hinterlassen.

Auf­gaben­block:

Als let­zten Kniff, möchte ich euch den Auf­gaben­block in der Kalen­der­an­sicht zeigen. Mit Hilfe dieses Blocks könnt ihr euch nicht nur alle heute fäl­li­gen Auf­gaben, son­dern mit­tels der Option “Fil­tern” auch weit­ere Daten aus den ver­schiede­nen Auf­gaben­lis­ten anzeigen lassen.

• Auf­gaben­block im Kalen­der aktivieren:

  

  Wie ihr in dem linken Bild sehen könnt, wird der Auf­gaben­block in der Kalen­der Ansicht über das Menü ein­fach selek­tieren. Um die “Fil­ter” — Funk­tion zu erweit­eren, ein­fach einen Recht­sklick auf die Überschrift machen und auswählen.

Wenn ihr weit­ere Tipps oder Anmerkun­gen zur Organ­i­sa­tion von Auf­gaben habt, würde ich mich freuen darüber in den Kom­mentaren zu lesen.

Alter­na­tive Artikel:

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2. Zentodone
3. Aufräu­men im Out­look Posteingang
4. Google und das lei­dige Thema Syn­chro­ni­sa­tion mit Google und den Kategorien
5. Selb­st­man­age­ment — meine eige­nen Erfahrungen