Ich möchte in diesem 2. Artikel meiner Reihe „Zentodone“ erläutern, wie ich diese Infor­ma­tions­flut, die täglich über uns here­in­bricht, mit Hilfe von Out­look organ­isiere und kanal­isiere, so dass ich jed­erzeit einen Überblick habe, was im Moment, oder besser gesagt, genau heute, erledigt wer­den muss, ohne unnötig viel Zeit mit Organ­i­sa­tion zu verschwenden.

Meine Def­i­n­i­tion von Infor­ma­tio­nen in diesem Zusam­men­hang ist sehr ein­fach: „Alles, was an mich auf irgeneine Art und Weise herange­tra­gen wird, muss ich organ­isieren und pla­nen um es erfol­gre­ich, weiter ver­ar­beiten zu können.“

Um diesem Anspruch gerecht zu wer­den, habe ich mir per­sön­lich ein tech­nis­ches Tool zur Hand genom­men, mit dem ich – beruf­stech­nisch bed­ingt – sowieso jeden Tag arbeitet – Out­look 2003.

Ich möchte im Fol­gen­den anhand einiger Beispiele aufzeigen, wie ich Infor­ma­tio­nen in Out­look sam­mele und vielle­icht hilft es dem einen oder anderen Leser ja auch endlich ein struk­turi­erte Lösung für die Kanal­isierung der Infor­ma­tions­flut zu finden.

1. wichtige Ter­mine (Meet­ings, Geburt­stage und son­stige pri­vaten Termine):

   Die Lösung dieser Anforderung ist am Ein­fach­sten zu erk­lären, da ich diese Ter­mine ein­fach in den Kalen­der ein­trage und sie dann darüber sehr ein­fach ver­wal­ten kann.

   1. Tipp: Für mich ist mein Kalen­der bzw. mein Tag leichter auf einen Blick zu erfassen, wenn ich die einzel­nen Abschnitte bzw. Kat­e­gorien (Pro­jekte, pri­vate Ter­mine oder Organ­i­sa­tion) gewis­sen Far­ben zuordnen.

   Wie kann ich ver­schiede­nen Ter­mi­nen unter­schiedliche Far­ben zuordnen

   Sowohl Kon­takte als auch Ter­mine kön­nen sehr ein­fach und eigentlich selb­sterk­lärend über Out­look erfasst wer­den. Sollte es hierzu Fra­gen geben, könnt ihr sie mir gerne per Kom­men­tar zukom­men lassen.

   2. Tipp: Schnellere Erfas­sung von Kon­tak­ten und Ter­mi­nen mit­tels Desk­top – Verknüp­fung oder alter­na­tiv über Launchy

2. all­ge­meine Informationen:

   Leo Babauta sagt in „Zentodone“, dass wirk­lich Alles, also auch all­ge­meine Infor­ma­tio­nen in To-Do-Listen erfasst wer­den sollen, um sie jed­erzeit zur Ver­fü­gung zu haben. Bei mir sind das entweder Kon­tak­t­in­fro­ma­tio­nen zu gewis­sen Per­so­nen, die ich mir schnell mal notiere, oder im pri­vaten Bere­ich Rezepte, die ich bei Fre­un­den pro­bieren durfte und irgend­wann mal nachkochen möchte.

   All­ge­meine Infor­ma­tio­nen kön­nen aber auch Öffnungszeiten von Geschäften sein, oder für mich inter­es­sante Infor­ma­tio­nen, die ich vielle­icht irgend­wann wieder brauchen könnte.

   Diese Infor­ma­tio­nen erfasse ich zuallerest in meinem Mole­skin, den ich immer bei mir trage und sobald ich am Arbeit­splatz bin, übertrage ich diese gesam­melten Infor­ma­tio­nen, als Auf­gabe in Outlook.

   Ich gebe zu, dass das Schreiben nicht die ide­ale Schnittstelle ist (mit zusät­zlichem manuellem Aufwand ver­bun­den), aber lei­der läßt sich diese Anforderung — im Moment noch nicht — anders umset­zen. Allerd­ings arbeite ich hier an einer tech­nis­chen Lösung, die ich in den näch­sten Wochen vorstellen möchte.

   1. Tipp: Auf­gaben per Desk­to­plink bzw. Launchy schneller erfassen

   2. Tipp: Aus meiner täglichen Praxis hat sich das Notizfeld in den Kon­tak­ten und Auf­gaben, als sehr nüt­zlich erwiesen, um weit­ere Infor­ma­tio­nen, zum Beispiel die Öffnungszeiten dort zu erfassen. Aber auch für Infor­ma­tio­nen nutze ich das Notizfeld für weit­ere nüt­zliche Details. Dies Infor­ma­tion kön­nen auch mit Hilfe der Win­dows Desk­top Search durch­sucht werden.

3. mündliche Auf­gaben von Kollegen:

   Wer kennt das nicht? Ein Arbeit­skol­lege steht in der Tür: „Kön­ntest du bitte noch das und das erledi­gen? Danke!“ und ist dann auch gle­ich wieder ver­schwun­den. In solchen Momenten drücke ich dop­pelt auf meinen Desk­to­plink „Do“ bzw. gebe es in Launchy ein, schreibe mir den Punkt auf und arbeite dann an meiner aktuellen Auf­gabe weiter.
   In der Ver­gan­gen­heit habe ich dann immer ein Post-IT beschriftet und mir den dann an den Bild­schirm geheftet (der bald schon mehr „Post-IT“ — Blät­ter hatte, als meine Zim­merpflanze) und habe es dann ein­fach vergessen.

   Meine Vergesslichkeit wurde mir dann bewusst, wenn der Kollte nachge­fragt hat und ich zugeben musste, dass ich es schlicht ver­bum­melt hatte. Ärgerlich!

   Das passiert mir heute nicht mehr, denn diese kurze Notiz, die ich mir als Merker in Out­look hin­ter­legt habe, poppt wieder beim näch­sten Punkt dieser Artikelserie „Gewohn­heit 2: Dur­char­beiten“ auf.

4. E-Mails

   In diesem Teilar­tikel möchte ich dem geneigten Leser erläutern, wie er mit rel­a­tiv wenig organ­isatorischem Aufwand, sein E-Mail Post­fach schnell und dauer­haft so struk­turi­ert, dass es ein­er­seits aufgeräumt ist, aber viel wichtiger, er trotz­dem alles Rel­e­vante schnell wiederfindet. Diese hier erläuterte Meth­ode ist ein Sam­mel­surium aus den ver­schieden­sten Tech­niken, mit denen ich in den let­zten Jahren zu tun hatte und die ich in eine Essenz umge­wan­delt habe, die aus allen Tech­niken, das Beste raus­fil­tert. Für mich war es das per­sön­liche Ziel eine Meth­ode anzuwen­den, die ein­er­seits ein zeitliches Erspar­nis bei der Ver­wal­tung der E-Mailflut darstellt und ander­er­seits auch ner­ven­schon­den sein sollte.

   Ich bin in der voran­gan­gen Punkte auf Bere­iche einge­gan­gen, aus denen ich zwar Infor­ma­tio­nen und Anforderun­gen bekomme, allerd­ings gestal­tet sich mein beru­flichen Leben in der Art und Weise, dass mich die meis­ten Auf­gaben und Infor­ma­tio­nen per Mail erre­ichen. (400 E-Mails am Tag).

   Da dieses Thema unter Selb­st­man­agern immer wieder heiß disku­tiert wird, wie man der E-Mail Flut Herr wird, habe ich einen seper­aten Artikel daraus gemacht, den ihr hier findet.

Ich hoffe, dass ich dem einen oder anderen Leser mit diesem Artikel einen Prozess an die Hand gegeben habe, mit dem er ein­er­seits die tägliche Flut von Infor­ma­tio­nen besser und schnell ver­ar­beiten kann.

Sollte ihr Anmerkun­gen, Kri­tik oder son­sti­gen Infor­ma­tio­nen zu dem Thema hören, würde ich mich über Kom­mentare sehr freuen.

Gruß
Mac

Alter­na­tive Artikel:

1. Zentodone – 2. Gewohn­heit: Durcharbeiten
2. Zentodone
3. Aufräu­men im Out­look Posteingang
4. Win­dows Desk­top Search 4.0 — Out­look 2003, Auf­gabe und E-Mails effek­tiver und schneller finden
5. neue Such­mas­chine Bing von Microsoft mit Hilfe von Launchy aufrufen